FORMAL LETTER

KERANGKA FORMAL LETTER

1.      Letter Head (Kop Surat)

Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.

2.      Reference Line 

Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF

3.      Date Line ( Tanggal )

Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012. Contoh penulisan date menggunakan British Style : 03rd April 1990

Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.   

Contoh penulisan date menggunakan American Style
April 03, 1990. Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year. 

4.      Inside Address

Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.

5.      Attention Line

Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi. 

Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”. Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.

Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style

6.      Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat. Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation. 

7.      Body Of Letter ( Isi Surat )

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.

8.      Complimentary Close ( Salam Penutup )

Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.

9.      Signature ( Tanda Tangan )

Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

10.  Enclosure ( Lampiran )

Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

11.  Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ).

Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

•            Letter Head (kepala surat)

Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan.  Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat       perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.  

•                 Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu  ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

    Contoh :

                British style

     08^th Desember 2011

     Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

     American style

•                 September 07, 2011

    Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda   

     koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

•                 Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan

Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta

kodepos dan Negara yang dituju.

•                 Salutation (salam pembuka)

        Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :

 British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

 American style : Dear Sir 

    Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara     detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

•                 Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Contoh :
Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours 
                         Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

•             Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.

 

FORMAT PENULISAN FORMAL LETTER

1.      Format Block (Block Format)

Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian kiri surat.

________________________________________________________

Return Address Line 1 1
Return Address Line 2 

Date (Month Day, Year) 2
 

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3
Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1
Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Closing (Sincerely...), 7

Signature 8

Your Name (Printed) 9
Your Title

Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11

________________________________________________________

2.      Modified Block Format

Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date), closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan surat.

________________________________________________________
Return Address Line 1 1
Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3
Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1
Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Closing (Sincerely...), 7 Signature 8 Your Name (Printed) 9 Your Title

Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11

________________________________________________________

3.      Semi-Block (Indented) Format

Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.

________________________________________________________
Return Address Line 1 1
Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3
Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1

Address Line 2

Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4

Subject: Title of Subject 5

          Body Paragraph 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

          Body Paragrah 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

          Body Paragraph 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

CONTOH FORMAL LETTER

1.      Business letter (Block Format)

 

2.      Business Letter (Modified Block Format)

3.      Business Letter (Semi-block Format)